Het is mogelijk om inhoud van de vragenlijsten in het systeem geheel door de teams zelf te laten bepalen. We zien ook vaak dat vanuit de organisatie de wens is om bepaalde thema's bij alle teams uit te vragen.

Als (gedeeltelijk) dezelfde uitvraag via meerdere vragenlijsten onder verschillende afdelingen of teams wordt uitgezet, is het mogelijk het beheer van deze vragenlijsten te vereenvoudigen door het gebruik van een sjabloon.

Let op: Je kan een sjabloon alleen bewerken als je beheerder bent of de Sjabloon bewerker rol hebt. Ben je dit niet, dan kan je geen sjabloon bewerken. Wil je dit toch kunnen of ben jij de persoon in de organisatie die sjablonen moet bewerken, laat het ons weten.

Let op: Het is niet mogelijk om zelf een nieuw sjabloon aan te maken, stuur een bericht naar support@rate.nl en wij zetten het sjabloon voor je klaar.

1. Onder Plan vind je het Sjablonen overzicht.

2. In dit overzicht zie je van elk sjabloon hoeveel groepen en vragen er in zijn opgenomen, hoeveel vragenlijsten gekoppeld zijn en door wie en wanneer het sjabloon is gepubliceerd. Open een sjabloon.

3. In het scherm om het sjabloon te bewerken wordt eerst aangegeven welke vragenlijsten van het sjabloon zijn afgeleid, ook is hier inzichtelijk aan welke funnel filters deze vragenlijsten gekoppeld zijn.

Het toevoegen van groepen en vragen aan het sjabloon werkt hetzelfde als het toevoegen van groepen en vragen aan vragenlijsten. Klik hier voor het onderdeel vragenlijsten bewerken in de kennisbank.

Inrichten van een sjabloon

Je bent natuurlijk geheel vrij in hoe jouw organisatie het sjabloon wil gebruiken. Hier geven we twee voorbeelden.

Top-down:

de organisatie bepaald de thema's, maar de teams mogen ook een aantal vragen inbrengen.

In dit geval bepaald de organisatie in principe wat er uitgevraagd wordt. Hier heeft de organisatie besloten per kwartaal een thema uit te vragen, maar het team ook de ruimte te geven om enkele vragen te stellen over wat voor hen specifiek interessant is.

Na de afloop van het kwartaal wordt een nieuw thema ingericht, dit hoeft niet per vragenlijst te worden aangepast, maar wordt vanuit het sjabloon doorgevoerd. De groep Organisatie thema 1 is door middel van het oogje op inactief gezet en zal niet meer weergegeven worden in de vragenlijst. Organisatie thema 2 is toegevoegd aan het sjabloon. De groep voor de Teamvragen blijft beschikbaar.

Na het publiceren van het sjabloon met de Publiceer knop rechtsonder in beeld ziet een afgeleide vragenlijst er al volgt uit:

Let er hierbij op dat het bewerken van de vragen uit het sjabloon beperkt is tot het aanpassen van de vraagstelling. De vragen die het team zelf toegevoegd heeft aan de Teamvragen kunnen vrij bewerkt worden.

Bottom-up:

De teams bepalen de vragen, maar de organisatie wil ook nog een paar dingen weten.

Een ander veelvoorkomende situatie is dat de organisatie de teams volledige vrijheid geeft in het inrichten van de vragenlijsten. Vaak wil de organisatie in dit geval enkele algemene vragen opnemen in alle vragenlijsten, zoals een algehele waardering of NPS-score, maar dit kunnen ook organisatie specifieke vragen zijn die zij graag terug willen zien in de benchmark. Om de resultaten terug te zien in de benchmark is het van belang dat je een bibliotheekvraag of algemene aanbevelings- of waarderingsvraag gebruikt in het sjabloon

Een voorbeeld van een dergelijk sjabloon ziet er zo uit:

Na het publiceren van dit sjabloon naar de vragenlijst, is de inhoud van de vragenlijst als volgt:

Publiceren van een sjabloon

Wijzigingen in het sjabloon worden pas doorgevoerd in de vragenlijst als het sjabloon gepubliceerd wordt. Publiceren door je door op de Publiceer knop te klikken. Met name als er veel vragenlijsten gekoppeld zijn aan het sjabloon kan dit lang duren. Heb geduld of haal even een bak koffie.