Wanneer een respondent feedback indient is het mogelijk dat deze zijn persoonsgegevens invult. Dat is afhankelijk van wat er is ingesteld bij de vragenlijst. De respondent kan zijn e-mailadres, volledige naam en eventueel telefoonnummer achterlaten (bij een aandachtspunt). Dat zijn in ieder geval de persoonsgegevens die direct invulbaar zijn. Daarnaast is het natuurlijk altijd mogelijk dat een respondent persoonlijke gegevens achterlaat als antwoord op een open vraag in een vragenlijst.
Ook de browser en het ip-adres van de respondent worden opgeslagen wanneer de respondent feedback instuurt. De browser-gegevens zijn vooral interessant om te inventariseren op welke devices onze software moet kunnen draaien. Het ip-adres kan mogelijkerwijs gebruikt worden om gebruikers te blokkeren mocht er misbruik gemaakt worden van de software.
Wie krijgt wat te zien - Persoonsgegevens?
Alleen gebruikers met de rol Aandachtspunten behandelaar kunnen de volledige naam van de respondent zien. Wanneer de gebruiker deze rol niet heeft ziet deze bij geregistreerde respondenten (verborgen), zo is altijd het onderscheid te maken tussen geregistreerde en anonieme respondenten.
De aandachtspunten behandelaar kan ook het telefoonnummer van de respondent inzien. Dit is alleen mogelijk indien de module om een telefoonnummer te vragen bij een aandachtspunt actief is, en wanneer de respondent vervolgens heeft aangegeven dat deze via telefoon benaderd mag worden. Het telefoonnummer van de respondent is vervolgens zichtbaar bij de feedback details.
Het e-mailadres van de respondent is nooit zichtbaar. Dit e-mailadres wordt alleen gebruikt om te zorgen dat de reactie naar een respondent juist wordt verstuurd.
De browsergegevens zijn zichtbaar voor alle gebruikers met de Administrator rol. Juist, dat ben jij dus #mail_fullname# :-). De ip-adressen worden verder niet in de software getoond.
Wie krijgt wat te zien - Antwoorden op open vragen?
Normaal gesproken krijgen alle gebruikers de antwoorden bij de open vragen te zien. Indien gewenst kan de instelling om opmerkingen en suggesties te tonen worden ingesteld op niet tonen voor openstaande feedback. Gebruikers met alleen de dashboard kijkgebruiker rol (en dus zonder enige andere rol) krijgen dat geen antwoorden op open vragen te zien totdat de feedback verder is afgehandeld. Het afhandelen kan door bijvoorbeeld een reactie te sturen naar de respondent, of de feedback als bekeken te markeren.
Gebruikers met de rol opmerkingen behandelaar kunnen voor alle open vragen de ingevulde antwoorden verbergen. Wanneer een antwoord is verborgen is deze voor niemand meer zichtbaar in de feedback overzichten. Bij de feedback details is het antwoord alleen nog maar zichtbaar voor de opmerkingen behandelaars.